Work Better #05 | 企業組織需要解決的四項大規模轉變
2020全球調查報告-5：改變中的期望與工作的未來
從流行病的影響來打造更美好的工作體驗
Four Macro Shifts Organizations Need to Address
人們對辦公室有著與日俱增的新期望。疫情前員工期望已有所改變，而這場危機加速了創建更美好工作環境的需求。綜觀Steelcase研究，確立領導者需接受並採用的4個大規模轉變，創造出安全又吸引人的工作空間；並且，人們身處這些空間中能感到參與感，從而在工作上發揮生產力。
為安全而設計 Design for Safety
從調查中，顯而易見的關注焦點便是在回歸辦公室工作時的安全性。員工需要感受到雇主正在盡全力的保護他們。企業組織需要一個全面性的安全策略，無論年紀、能力或健康狀況，需要將所有人的安全考慮進去。
疫情之前，企業組織已在解決辦公室裡的安全問題，不過，他們是著重在發展職業健康與安全規範。現在，他們需要使用的是一種多角化的系統方法，並將減緩疾病在辦公室散播列為優先考量；例如：空氣中漂浮的病毒是如何在一個辦公環境裡移動？以及，當我們呼出氣體、說話或大笑時，病毒一接觸到不同材質與構造，會產生甚麼樣的反應…。
若企業組織能重視這些新的安全要素，那麼即使疫苗廣泛使用之後，亦可為未來出現的任何危機，帶來萬全的應變準備。
人們對於疾病快速傳播的意識不斷上升，將有助於發展辦公室偵測、預防與減緩散佈疾病的需求；同時又可以創造出具有啟發性的工作環境，讓員工們想要回到辦公室工作。
企業組織所應考慮的新安全要素
空氣品質 Air Quality
辦公室裡的暖通空調系統不能局限於溫度調控。暖通空調需要能調節濕度、可過濾空氣、稀釋空氣中有害物質和氣流。氣候允許的話，企業組織應該將適合專心工作，和協同合作的戶外空間納入考量，這些戶外空間可提供社交功能，又能夠降低散播疾病的危險。
人口密度 Density
密閉空間的人口密度新標準是有其必要性。靈活的平面配置在流行病發生時可遵守人口密度的要求，在後疫情時代裡因應需求還可以調整配置。
幾何排列 Geometry
辦公空間裡的桌組應重新配置，當無法使用遮蔽物時減少面對面的排列。
分開散佈 Division
研究調查指出，在無法保持距離的情況下，附加在工作站的屏風可減小病原體向前噴發的範圍，變成可實行的安全策略之一；當氣體在不同地點向前方噴發時使用硬式材質、或布料障礙物去阻礙氣體漂浮行徑是最合適的方法。
材質 Materiality
可清潔度和安全顧慮是針對材質特性所應有的新標準。無論是單一或合成的材質，能在長期清潔和消毒後仍不變質將成為新的標準；對於易清潔的平滑表面材質，和可被清洗的布料也是同樣以持續清潔而不會劣化為材質新標準。但請切記，現在有許多可清潔且能啟發靈感的材質，卻無法創造無菌環境。
衛生 Sanity
企業要讓 “清潔打掃”頻繁地被看見，進而使員工確信自己工作的空間被定期的清潔。清潔濕紙巾與消毒酒精需要放置在辦公室的任何角落，讓員工可以輕易地取用。並且要求員工在使用共用空間的前後都需要做到清潔的動作。再者，使用提醒標示讓員工記得時時保持個人衛生。
感應科技 Sensors
使用感應科技了解與控制空間使用率、清潔頻率，並理解辦公室某些空間、在甚麼時間點，及如何使用。
無觸碰科技 Hands-free
在辦公室裡，如：門、水龍頭、空間預約系統等，盡可能使用無觸碰裝置。
讓人感到安全 Feeling Safe
盡可能讓人感到辦公室裡做好萬全準備去預防疾病散佈。並且，讓人對於包含個人空間內辦公室的使用更有掌控權，如此一來員工便有自主權去使用讓自己安心的工作空間。
為生產力設計 Design for Productivity
疫情前許多企業組織專注為單一工作模式發展辦公室設計與規劃；除此之外，開放式辦公室空間也被嚴厲的批評過無助於員工想安靜專注的工作模式。
企業組織將為支援 “協同合作” 和 “專注工作” 平等地創造出多樣化的空間。
辦公室不單是將人們聚集在一起的社交空間，然後想一個人專心工作的時候就必須待在家中。研究顯示，這樣的做法並非一個全面性的工作策略，因為許多人即使在家中也會為想找個安靜的角落工作所苦
如果想要滿足任何一種工作模式的需求，辦公室就必須擁有全面的支援
面對面協作 In-person collaboration
人們需要能夠提供工作所需科技與工具的空間，在這樣的空間裡工作便能有效地協作。然而，他們也需要能夠在個人和團隊工作之間快速的轉換。能在這兩種工作模式之間不斷的轉換便可成就創新。
線上協作 Virtual collaboration
隨著旅行的機會減少，以及團隊中某些成員持續在家工作，辦公室裡支援遠距會議的配置成為常態。人們需要使用個人空間以減少視訊會議時會遇到的干擾，還需要大型的協作器材讓每個人能更自然且公平的參與會議。
隱私感 Privacy
早就經常發聲關注在開放式辦公室裡缺少隱私的問題。隨著在家工作可提供人們所需的隱私，其他人則因為無法避開家中發生的事情而為工作所苦。因此，辦公室需要提供 “個人” 和 “團體” 空間，讓人在其中可以控制視覺、聲音、和領地隱私。
保持動態 Movement
研究證明，工作時保持動態可以加強創意發想，讓人更平等的參與工作。當人們可以在協作空間中走動，且能夠自由移動白板、可釘式討論板或電子會議裝置，就更能夠解決複雜的問題。
為啟發企業社群而設計 Design to Inspire Community
一個令人感到愉快且美好的辦公環境能夠吸引並留住人才。
然而，辦公室在未來將需要花費更多的功夫來創造出能夠啟發人心、又健全的企業社群；企業社群必須在對應安全措施的配置之中，提供人們期盼的一絲人性與溫暖。
對於許多人來說在家工作變成一種孤立又寂寞的經驗，因此，企業能否營造出社群感將成為重要的議題。
受訪者在研究中提到，前兩項他們希望回到辦公室工作的原因是 “能夠看到工作上的朋友” 和 “與自己團隊成員交流”，在視訊會議裡互動是無法克服孤獨與寂寞。他們還希望辦公環境能夠幫助他們找到歸屬感，並讓他們能夠自由使用不同種類又能激發靈感的工作空間。
從單純的工作場所，到成為一個建立社交資本、以及孕育使命感與歸屬感的環境之中，企業組織必須重新思考辦公室的目的。
辦公室必須被設計成可支援：
活力 Vitality
當需要考慮肢體距離來設計辦公室時，整體的辦公室氛圍需要建立在正能量與活力之上。
包容性 Inclusivity
辦公室中需要考量到人們多樣化的需求和工作風格，譬如：不同體態、神經多樣性 (neurodiverse)、內向性格 vs. 外向性格…等，以及必須支援分散型工作方式，因為越來越多的人有能力可遠距工作。
信賴關係 Trust
員工與領導者之間的溝通從未如此重要。工作場所需要養成溝通透明化，領導者需要更容易被看見，以及更加容易被親近。
具韌性的企業文化 Resilience
辦公空間需要向人們傳遞變革和適應是企業文化的關鍵要素，企業已作好準備去適應未來的任何危機。
環境和社會衝擊 Environmental and social impact
人們希望感受到企業認同他們的價值觀。對環境的承諾、社會責任的信念、和堅固的企業治理原則 (ESG：Environmental, social and corporate governance) 將影響企業對於營運上的優先順序和行動。
為靈活性而設計 Design for Flexibility
辦公室在疫情發生之前，遵守著長久以來空間範例設計，大都為固定的配置，並且為永久性而做出的規劃設計。這樣的設計方法有個為人詬病的地方：隨著流行病發生、或是新的工作方式出現…等，固定的工作空間是無法隨之輕易地被改變。
針對未來的辦公室，尤其是在實行更靈活的工作策略時，企業組織需要將空間設計得容易更動。
辦公空間的設計必須讓個人和團隊對於身處的工作環境有更大的掌控權，使人們能根據需求來改變空間環境。
當人們回到辦公室時，他們會期望有更大的掌控權、更多的選擇、且能使用適當的工具和科技來幫助他們更加投入工作和提高工作產能。
為了要保有更大的靈活度，辦公空間將需要：
多用途 Multi-use
比起固定隔間，能夠被彈性使用的建築元素更能在辦公空間裡發展出更多的可能性。
多模式 Multimodal
辦公室需要將商用房地產以最大的可能性使用，通過設計來實踐多用途工作模式，例如：咖啡廳可變成高性能的協作空間、訓練教室可轉變成大型團隊的會議空間。
Movable 可移動的
可移動的家具，如：移動式白板、電子展示板、移動式屏風、和附加輪子的桌子，可支援不同的距離來擴大或縮小空間，為不同規模的個人或團隊帶來多樣的空間運用方式。
為更美好的工作體驗而設計 Designing a Better Work Experience
當我們考量人們的需求以及工作體驗轉變的過程時，舊的辦公室規劃方式必須有所改變，以往設計師被要求創造出能夠吸引最優秀人才、支援更多的協同合作、及將效能最大化的空間；然而，現在的設計師需要解決更加多元化的需求。
透過研調。Steelcase的設計師們已確認一系列可創造出安全且引人注目的辦公環境的設計原則，提供更美好的工作體驗。新的辦公室設計方法包含下列原則：
我＋我們 Me + We
辦公空間需要為團隊（我們）和個人（我）的工作需求提供平等的協助，更要認知到這兩個工作模式在創造過程中至關重要。
從固定到自由流動 Fixed to Fluid
長久以來，辦公室就是為了持久性而建造，固定的建築元素和家具更是難以產生改變。想要更加具有韌性，空間需要設計賦予更大的靈活度和機動性。
開放 + 封閉的空間 Open + Enclosed
經常在顯得擁擠、又開放的空間裡做個人工作的人們，其實渴望在一個更封閉或有遮蔽的空間裡工作，在其中可控制自己需要的隱私感，並且還能感到安心。頻繁使用封閉型會議室工作的團隊，則想要多一點開放空間可選擇使用，如此才能獲得安心感與靈活度。
數位與實體的結合 Braiding Digital + Physical
團隊需要空間與科技，為遠距和實際在辦公室的團隊成員創造出具包容性的體驗。在基礎建設中崁入智能型感應科技的裝置，才能支援日益賴以數據和AI為主的工作體驗。