團隊緊繫你我他
善用「親近」三原則，創建更具韌性的團隊文化
本文由One Workplace的Creative Director－Christopher M. Good撰寫。Christopher Good致力於改變我們對於建築環境的思考方式。他是位設計思考過程的提倡者，相信設計有著為他人帶來美好的力量。
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2020年，我們的生活和工作開始被所謂的 New Normal 所取代。曾經堅信團隊無法成功進行遠距工作的企業組織開始認為遠距團隊和在家工作，可以成為一種有效率又富有生產力的工作模式；相反的，長期以來一直提倡遠距工作的企業組織則突然意識到，大規模將員工送回家辦公帶來的巨大副作用。
寂寞與疏離，這兩種普遍發生在遠距工作的現象愈發加劇其破壞性，蔓延在企業內，並威脅到內部文化聯繫。
然而危機即是轉機！藉著了解驅使寂寞，讓我們失去聯繫或歸屬感的原因，發現任何企業組織皆可以採取的簡單行動和步驟，以孕育一個具有韌性的企業文化，進而為我們的團隊，在他們回歸辦公室的同時創造更具意義的辦公空間。
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親近感的力量 The Power of Propinquity
與他人產生連結時，最具說服力的驅動力之一便是我們的親近感 (Propinquity)。與最合拍的人或事物建立緊密的關係是人類的天性。這種親近感存在於團隊、親密關係，與我們創造的社會關係之中；也是親近感之所以在實體工作空間中如此重要的原因。
20幾年前，我為美國最大的銀行系統之一提供關於工作空間設計案的協助，他們期望將原有的工作型態，過渡到他們稱之為“Future of Work”(未來工作) 一種靈活的工作模式。那可算是敏捷與遠距工作在變成主流之前的早期嘗試，當時這種工作方式在多方面可稱之為令人難以置信的成功。員工回報對於工作場所的滿意度提高了41%，因分心而損失的時間減少了10%，對於是否能夠擁有集中注意力時間的滿意度則提高了12%。
親近感存在於團隊、親密關係、與我們創造的社會關係之中；也是親近感之所以在實體空間中如此重要的原因。
這些統計數字代表著一個強大的意義，那就是讓人們在工作體驗中擁有掌控權會帶來眾多好處，這些數字同時也隱藏著一個不尋常且不曾預料到的結果。該企業組織是以他們緊密的辦公室文化而聞名，團隊成員之間能夠因每天坐在一起，快速地建立具有意義又如同家人般的關係。他們會參加彼此小孩的生日派對，還會在週末時一起舉辦露天燒烤。這在許多工作場所並非是一種罕見的經歷。然而，當團隊過渡到 “Future of Work” 模式時，一些變化開始產生。這項計畫的負責人與我分享了一個見解，當員工不再每天坐在同一個人身旁時，這些人際關係就會斷裂，團隊的文化最後因為缺乏日常聯繫而受到影響，人們不再參加對方小孩的派對和週末的野餐。
這意味著該企業體驗了親近感力量 (the power of propinquity)。不幸的是，他們經歷到的是負面的影響，強烈的連結感因為改變工作模式而消逝。
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親近感的三條規則 Three Rules of Propinquity
親近感是一種情緒的反應，它受到賀爾蒙的影響，也被我們自己的意向推動著。在我們大腦深處產生的神經傳導素，如：催產素，影響到我們的信任感、情感上的親密關係和連結。這些自主反應可以是偶然發生，也可以用實際和虛擬的方式，特意地設計在我們的工作日常中，進而對自己塑形和產生影響。
為了讓你的團隊發揮出親近感的影響力，無論是居家辦公或是在辦公室工作，都請考慮以下三條規則：
距離 THE RULE OF PROXIMITY
“越接近某人，就越有可能發展出一種聯結的關係。” 如同在 “Future of Work” 計畫中的團隊所發現類似的情況，彼此之間的距離加深了聯繫，共享同一個實際空間 (或是虛擬空間) 可增加我們關係的發展機會，彼此文化上的影響將會交織在一起。
頻率 THE RULE OF FREQUENCY
“聯繫的次數越多，關係也就越牢固。” 當我們發展關係時，會因我們互動的頻率隨之加強。越是經常看到、觸摸和接觸彼此，這種連帶的關係也就會變得越有韌性。
相互吸引 THE RULE OF AFFINITY
“相似處越多，關係也會增進得越快。” 這或許是最麻煩的規則，因其內部存在著無意識偏見的風險。人的天性是被吸引，並只考慮與自己最相似的人、事、或自己的利益，我們尋找和自己最親近的人和想法，並快速地與其發展連結。當我們塑造團隊和工作場所時，必須著重於創造經驗，考慮那些與我們最相似和最不相似的人的需求和相互吸引的相似之處，進而為整體企業組織促進且鼓勵多元化體驗。
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工作時的親近感 Propinquity at Work
為了幫助工作團隊適應不斷變化的世界，無論是遠距工作逐漸增多的時代，抑或當我們回到實際工作場所時，都可以考慮以下步驟來促進團隊裡的親近感：
與團隊一起開始新的一天 START YOUR DAY WITH YOUR TEAM
從敏捷工作模式學習，以快速的小組會議來展開每一天。如果你正在遠距工作，選擇以視訊通話的方式進行，你需要讓這個會議成為強制性，即使事實上團隊的工作內容並不需要如此，但不為別的，只為確保團隊成員之間的情感聯繫，把這個會議當做員工在茶水間閒聊的時間，互相分享故事、討論時下潮流文化、讓會議保持輕鬆又有趣。
見面三分情 SEE FRIENDLY FACES
如果團隊正利用視訊會議進行協作，你需要持續強制的要求每個人分享他們的視訊內容。看到對方，讀懂彼此的肢體語言，並記住友好面孔，如此一來便能夠提醒團隊是由人組成，與我們相似的人、我們關心的人，以及關心共同成功的人。
創建互相吸引的團隊 CREATE AFFINITY TEAMS
考慮為團隊找尋方法，以慶祝與工作無關的事物來共享親近感。建立可以在遠距工作時播放Spotify主題音樂單的小組，並利用Slack做call in點歌。視團隊偏好，建立讀書會，抑或Netflix俱樂部；利用團體運動的app，一起在家運動。幫助你的團隊騰出時間，在他們的共同興趣上建立關係。
重新思考辦公空間 RETHINK YOUR WORKSPACE
在團隊重返辦公室時，可考慮如何慶祝 “辦公室” 存在的原因。辦公室不再只是一個坐在辦公桌前工作的地方，而是成為一個連結的點，藉以加強我們的企業文化，在親近感中分享彼此；而且，比起個人工作桌，辦公室更能提供美好的工作體驗，其中可能包含開會、集中注意力工作、創造、思考、協作、共享和發展強大團隊連結的地方。
文化戰勝分裂 Culture Triumphs Over Disruption
新冠肺炎病毒對全球的破壞將長期存在，因其觸及我們的朋友、家人、同事、合作夥伴和客戶的生活。謹記人類社會是具有韌性，並且相互依存的，這讓我們倍具信心，無論遇到甚麼挑戰都能繼續受益，尋求正面的人際關係力量。對於帶領團隊度過這段時期、或幫助企業組織過渡到越來越多人利用的遠距工作來說，重要的是我們要記得，正是這些頻繁的聯繫建立了信任，調整目標，促進企業文化。只要以一種審慎的態度來對待親近感的影響，那麼無論我們在哪裏工作、如何工作，每個人都能確保企業文化持續強大茁壯。
