Hybrid 停看聽
直擊後疫情時代辦公室協作空間
「你那邊的鏡頭好像太高？」「太低？」「總覺得看起來好黑啊？」「空間好小…」「太吵了？」「可以找個安靜的地方嗎？」遠距會議中，對會議室裡的同事發表簡報時，是否有時會感到不安呢？
這都是有原因的。
我們都知道辦公空間需要因應新的工作行為作出改變。混合型協作 (Hybrid collaboration)對於位在美國密西根州Grand Rapids的Steelcase總部員工已是工作日常。有時候，想要了解空間配置的成功與否，最佳方式就是在實際的空間用現有家具設備和科技裝置進行測試。Steelcase的調查、設計、IT和工程團隊，會同多家科技龍頭，一起打造出12種混合型工作空間原型，一起來看看他們從實驗中發現了甚麼！
目前已知 What Steelcase Knows
根據最近一份涵蓋11個國家近5,000名員工的調研，Steelcase的研究員了解到一個既獨特又一致的特性：人們提到現在的工作空間時，最重要的兩樣東西就是混合型協作的空間。
Steelcase的全球研究調查報告中，與疫情前相比，64%的人重視混合型協作空間，62%的人認同單人視訊小空間的重要性。
但是，人們對於現有的混合型工作 (hybrid work) 空間還是感到不自在。全球調查數據顯示，無論提供了封閉型的會議室，或開放型個人工作空間，抑或個人辦公室，有超過1/3的人依舊對於混合型協作空間不甚滿意。
更令人訝異的是，科技並非是讓人感到灰心的首要問題，空間、噪音和隱私感才是重點…
人們在封閉型空間裡進行混合型協作時，感到不滿的最主要原因：
47%－空間太小
37%－不舒適的空間
28%－太吵
27%－沒有足夠的視覺隱私
19%－空間難以預約
15%－缺乏必需的視覺科技工具
14%－缺乏必需的聽覺科技工具
Steelcase 員工在工作時經常使用最新的混合型協作技術
嘗試＋測試 Trying＋Testing
Steelcase的研究員期望從Grand Rapids總部內的原型測試空間 (prototype spaces) 解決這些全球性問題。以12個空間呈現出一系列的工作情景，從單人型封閉式空間，到給混合型協作使用的大規模封閉型和開放型會議空間。當員工使用空間時，研究員能夠注意到可行性與否，並從QR codes問卷和深入訪談中收集到反饋。
研究員想要了解的是每個空間是如何達到3項關鍵的設計目標：
1. Equity (平權；讓視訊鏡頭兩側的參與者皆有平等的體驗)、
2. Engagement (參與投入；參與和貢獻的能力)、
3. Ease (輕鬆不費力；在不同型態的工作和體驗之間流暢的轉換)。
Steelcase首席研究員，Keith Bujak博士說：「設計混合型工作空間需要擁有一種 ”持續學習” 的心態。我們從過程中認知到設計、設備和IT團隊之間緊密合作是至關重要的，而我們依舊仍在嘗試新事物、打造原型空間，並在我們的空間中重複這些過程。」
Keith Bujak博士，Steelcase首席研究員
以下是3個已測試的空間，我們將了解其成功原因，也會看到存在的挑戰：
一對一封閉型會議空間 One-to-One Enclosed Meeting Space
適用於小型會議空間中的視訊攝影機＋觸控會議控制版＝輕鬆不費力的進行會議
整體而言：
Steelcase研究員發現這是個成功的配套措施，尤其附有視訊設備，並且能夠輕鬆地使用。這個空間在2021年時重新改裝，並為了混合型協作新增適合小型會議空間的視訊裝備和介面。研究員花了許多時間在空間配置上，為的是減少使用者在視訊會議中產生的距離感，希望使用者在面對螢幕時有著好似面對窗戶的感受。這個空間的重點在於，有非常多人在與人聯繫時需要隱私，就會到這個空間中開短時間會議 (15-30分鐘)，使用後就會回到他們原本的開放型工作空間。
可行之處：
柔和的正面照明能夠照亮使用者，再加上聽覺隱私和關上門後的心理隱私，是其獲得高分的原因。人們在空間中能夠進行機密性的對話，並且聽到和看到視訊對象，同時也可以被對方看到和聽見。站姿和使用者背後的白板鼓勵著使用者進行更多更生動的對話。
挑戰之處：
使用者傾向坐在固定位置，其實他們可以移開家具，站著開會，進行更生動的簡報。研究員同時還發現到將燈具高度調高對使用者有幫助，只是必須注意到臉上因燈光而產生的陰影。
封閉型團隊協作空間 Team Enclosed Collaboration Studio
這個團隊空間具有高度靈活性，其中有可移動的桌、椅、推車、固定桌，以及專為混合型協作設計的大型螢幕。
整體而言：
這是為了達到混合型協作的巔峰而誕生的團隊空間，為了使組員能夠從事創意型工作，空間裡配置多張桌子、椅子、螢幕和視訊鏡頭，以及記錄和展示資訊的白板。一般而言，使用者覺得這是個既成功又具挑戰的空間。
可行之處：
大型協作裝置讓團隊能更輕鬆使用其中一個螢幕呈現出遠距參與者，而另一個的螢幕則可以顯示會議內容。空間預約系統可讓使用者依照科技裝置需求，和參與會議人數預定空間。
挑戰之處：
使用上，這個空間不如一對一封閉型會議空間 (One-to-One Enclosed Meeting Space) 更具直覺性。使用空間之前需要訓練，來幫助使用者同時充分利用兩個螢幕和使遠距參與者更清楚看見會議內容的視訊白板。研究員也持續測試螢幕、家具和科技裝置的擺設位置，好找出最佳空間配置。研究員認為這個空間最好定義為團隊專屬空間，好讓團隊有時間根據特殊需求來變更空間配置。
開放型協作空間 Open Collaboration Space
員工休息空間讓研究員測試人們在開放空間裡協作的舒適程度。
整體而言：
員工休息空間讓人感到宛若置身在自家客廳般，儘管會增加環境中舒適程度和非正式感，但Steelcase的研究員發現，對於開放空間而言，協作類型才是重點。
可行之處：
輕鬆的姿勢讓人們更加自在地對話。麥克風和喇叭放置在空間中的兩側，確保所有參與者都能夠聽到和被聽見。小團體、非正式對話討論更適合在這個空間進行；當然也有員工利用小型桌進行專注型工作。
挑戰之處：
聲音干擾是最關心的問題之一：由於這是個完全開放的空間，也不清楚那些人會聽到討論內容，遠距工作者對於分享的資訊感到更憂慮，。增添降噪產品，或將這個空間移至一個較少人經過的地點會有所所幫助。另外，自然光可使這個空間變得明亮又愉快，不過有時候自然光會在螢幕上造成反光，反而讓人更難看清遠距參與者。
重點中的重點 – Overall Takeaway
根據Bujak，想要在辦公室裡創造混合型工作體驗 (hybrid experiences) 最重要的一點就是將體驗人性化。「要注意人類固有的交流互動，比如說如何輪流發言對話、不明顯的肢體語言，和我們與他人交流時自然而然產生的互動，然後運用巧思安排家具、空間和科技裝置來支援在混合型工作體驗中會有的互動。」Bujak說道，「即便越來越多員工回歸辦公室，我們還是經常有機會與身處異地的同事交流。將這些體驗人性化，團隊將會變得強大，我們也將能夠有更好的工作成果。」
當你停止學習，你將不再成長
Steelcase研究員已從這些原型空間學習、調整，並準備再做更多測試，不只Grand Rapids的總部空間將會持續進化，其他包括在紐約、巴黎、洛杉磯和多倫多的新展示空間 (Work Life) 也將會有所改變。Steelcase正與多家科技龍頭合作，確保空間和科技能夠無縫接軌相互支援，因為當科技和需求改變時，工作空間也應該同時做出調整。
想要在混合型工作的新時代裡打造出吸引人的工作空間嗎？請看Steelcase依據國家分類而製作出的2022全球混合工作研究報告 (The New Era of Hybrid Work, Global Report) 。