疫情蔓延後…15個辦公室更加重要的理由
首先，讓我們來看看，後疫情時代辦公室的改變：
經過在家工作 ( work from home )以及遠距協作後，辦公室的重要性與其優勢開始變得更清楚：
辦公室不僅僅是一個工作的地方。
除了提供促進工作效率提供工具和資源之外，辦公室同時也肩負促使員工創新與成長、培養企業文化和團隊向心力的責任。有個能將企業組織中的員工凝聚在一起的實體空間，好處不勝枚舉，以下是15個辦公室必須存在的理由：
1. 成長 ( Growth )：
經歷新冠肺炎的經濟衝擊後，在後疫情時代裡殘存下來的企業，即將面臨重回成長的模式中。
經濟成長是依附著創新而來，端賴一群有創意力的人聚在一起做設計衝刺 ( Design Sprint ) → 製作產品原型 ( prototyping ) → 和進行產品測試 ( testing )。
當企業領導者開始轉變商業策略的同時，高層決策室 ( war room ) 以及與面對面戰略會議室 (in-person strategy camp) 提供領導者重新建立商業策略優先順序的空間，並將員工聚集一起宣示新的願景，建立成長的基礎。
2. 創新 ( Innovation )：
研究顯示，成功的創新是以 ” 場域 ” 做基礎，包含整合來自相近與相關的內部組織中，各司所職的事業部門所產生的商業問題與商業行為。
辦公室設計培育這些連結，啟發一連串的創新活動，例如：建立商業模型、分享內容、測試原型、同步循環進行上述步驟、收集相關註釋資訊和想法、與建立團隊的共同向心力。簡單來說，2D科技就是無法像3D互動啟發反應的。
3. 文化 ( Culture )：
經驗塑造行為，行為經過長時間累積下來便成為文化。一個企業組織的集體行為與規範，是由領導者與員工共同創造出一套專屬的獨特精神與文化。融合眾多觀點、自發性的走廊會議、與同事共進午餐…等，皆能提供機會給人相互訴說/聆聽、建立人際關係、和彼此教導的機會，這些事情無法透過3C螢幕被複製。
4. 韌性 ( Resilience)：
一場新冠肺炎 ( COVID-19 )的震撼，已證實保有韌性比甚麼都重要。
擁有強健的企業文化基石，以及能促成立即面對面做出決策的空間，是一個企業組織在面對突如其來的分解崩壞，能夠立即做出改變的關鍵。
具備強大、果斷的領導力和健康的團隊，是創新、靈活且韌性的工作場域的基礎；這樣的工作空間，讓人在面對困難時能迅速恢復，不輕易被擊倒。
5. 創意 ( Creativity )：
創意是人類先天且獨特的能力。創意能使人產生想法、解決難題、發現機會並策畫新亮點。
與孤立、緊張且缺乏正確工具的個人經驗相比，當科技與空間融為一體時，創意就會源源不絕，幫助思考，協助腦力激盪過程中的每個階段。
6. 協同合作 ( Collaboration )：
協同合作是一個關鍵的、以場域為基礎的商業行為；協同合作與企業成長創新有著直接的關聯。在彼此的點子上建構想法、使用N次貼腦力激盪、與他人一同討論、使用白板將想法進化、萃取並實際化成新觀念。
若非在面對面討論的情況下，人們很容易錯過肢體語言，和其他無聲行為所提供的社交行為暗示。當會議準時的開始與結束時，機緣巧合 ( serendipity ) 就無法產生。
7. 數位轉型 ( Digital Transformation )：
如果公司在新冠肺炎爆發前尚未思考數位轉型的話，現在一定正在思考這個議題。企業組織被迫處裡一連串的崩壞，並與時間競爭，這些崩壞來自內部與外部、國內與全球。企業組織正展開新的商業模型、建立策略會議室 ( war room )、與準備支援面對面的團體空間。特別是在面對壓力或危機的時期，除了同心協力迅速找到問題、評估、與解決問題之外，別無他法。
8. 連結 ( Connection )：
在家工作擁有某種程度的隱私，但也可能導致孤立、孤獨以及抑鬱。沒有後援小組和團隊 ( group work )，人們會產生脫節與疏離感，人才流失率升高，公司便需要爭先恐後的搶奪新人才，盡快補齊主要的工作職掌。同時，無法與他人互動或是參與辦公空間活動的人們，則會感到公司或工作與自己無關、感到被低估、或是被忽視。這些原因不只影響個人與她/他的職涯，也會衝擊到一家公司填補人才的管道、制定警急應變的計畫、與辨識未來領導者的能力。因此，現在能有一個可創造有意義連結的場所比之前都還要來得重要。
9. 敏捷 ( Agility )：
敏捷式工作幫助團隊藉由快速的學習週期，盡快地適應工作與環境，但這需要一連串如生態系統般的工作空間，輔助不同階段的學習與一定程度的學習周期循環，並且最好能夠面對面的協同合作。
隨著想法進化和原型的產生，能夠彈性運用與搬移家具變得極為重要，因為這樣能夠幫助團隊聚集一起，並支援團隊快速變化的工作方式。
10. 溝通 ( Communication ) ：
溝通的確能透過科技進行，但我們相信在恆定的二維世界裡會失去某些東西。線上平台、簡訊與一系列意旨設計來支持團隊的apps是必要的基本設施，但其中也存在危險；經常性的使用螢幕或手機會帶來疲勞，失去專注力，甚至導致生產力降低。
保持聯繫對於前進的動力的確至關重要，然而，面對面的溝通交流是無法真正被取代的。
11. 吸引與保留 ( Attract & Retain ) ：
辦公室是個幫助企業組織吸引與保留人才，持續讓人才保有興趣和向心力的關鍵。
辦公室不僅僅代表公司，它還傳遞重要的企業文化信息，使新進人才對企業組織產生期待感，比如：工作時是否擁有選擇與控制權？是否有社交空間與同事見面聊天等等。即使科技可以協助解決某些如員工入職報到的工作，但卻無法建立團隊，培養多樣化的人際關係與加強團隊精神。
12. 身心健康 ( Wellbeing )：
讓人感到被關懷著的辦公空間能給予安心感、或讓人放心溝通自身對於工作的需要。好的辦公室平面可鼓勵走動，給予人體工學的支持；設計適切得宜的辦公空間更能提供情緒與心理所需的保護。
促進員工身心健康的策略應該將注意力放在空間，以及空間帶給員工的影響。將 “ 工作 “ 留在辦公室 ( leaving “ work at work ” ) 是建立工作與生活平衡時迫切需要的健康工作方式。
13. 分散式工作模式 ( Distributed Work )：
分散式工作團隊橫跨不同時區工作，較易進犯他人家中隱私，並需處理噪音和視覺干擾等，這些會造成團隊工作時人員無法同步體驗與分享 ( presence disparity )，並且挑戰團隊的專注力。分散式工作團隊的人員也會經歷說話時聲音突然斷線、人們不經意的互相交談、沒有意識到被靜音、或只有一個人主導對話討論，這是因為團隊無法察覺到彼此的肢體語言或文化規範。
工作空間提供一個更為多元的室內工作體驗，且能支持並均衡團隊工作，讓辦公室成為一個協同合作的根據地。
14. 技術整合 ( Technology Integration )：
沉浸式生態系統空間設計將人與科技結合在一個地方，這樣做不只可以增進工作生產力，同時也可以輔助新的工作模式。加乘科技與高性能產品以提高工作空間的CP值，而非類似事後才尷尬倉促的增加非優化科技的空間。
15. 變革管理 ( Change Management )：
雖然可以藉由科技進行溝通，但最佳的變革管理是透過建立新的行為模式，並同步確認期望值來實踐完成的。
不經意的走廊對談、人與人之間互相說/聆聽、和會議前後的時間，都是使人在非確切的時間點讓人產生連結的寶貴機會。
員工展現期望的工作結果、一起學習、且達成承諾永遠比單純的語言更有力量。
工作場所不僅僅是人、科技、建築和家具的總和。一個設計得宜的辦公空間讓我們得以使用各種不同的方式工作，將人與科技結合在一起，進而提高生產力，增進身心健康，透過面對面的互動建立信賴關係。當企業組織一邊經歷這個全球性流行傳染疾病，並且被迫適應所有改變的同時，我們有機會在人們最需要與他人聯繫時，將人心聚集一起，幫助企業組織向前邁進。
本文作者：Allan Smith，Steelcase Vice President of Global Marketing
原文網址：https://www.steelcase.com/research/articles/topics/post-covid-workplace/15-reasons-office-matters/
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文字編譯：PeiChi Liao