隨著政府逐漸對於居家防疫的限制鬆綁，企業組織紛紛計畫與開始歡迎他們的員工回到辦公室工作。Steelcase負責發展應對全球危機小組中對多位領導者說道，「 如何迅速做出改變是很重要的 ！」「我們正在面對的是新的東西，並且我們必須每天學習。」Sara Armbruster, Steelcase 策略部副總理如是說。Sara Armbruster正領導著一個是由跨領域組成的團隊，這個團隊是為了Steelcase為因應全球新冠肺炎所需採取對應而產生的。

根據Sara Armbruster，Steelcase正在利用使用者為核心的設計方法去了解真正問題的核心並且以創新的方式去解決這個問題。

在過去幾個星期，Sara Armbruster的團隊每天都經由會議處理與解決不斷浮出的問題。時間投資被急劇的縮短。我們不再看到事情發生在短短的幾週或是幾天，我們很快的察覺到有許多決定是我們需要每一天聚集一個跨領域的團隊一起討論才能處理。許多我們試著做的決定，以及需要多快的速度去行動，並且應該如何以全球的框架下去思考、溝通和抉擇等等都迫使我們必須跟以往不同的工作方式去工作。

Steelcase新冠肺炎專案團隊投入時間和精力在新冠肺炎未能有明確資訊之前請教健康衛生相關的專家與組織 ( 如：美國疾病管制中心 – Centers for Disease Control以及世界衛生組織 ) 取得最新新冠肺炎相關資訊，特別是有關新冠肺炎如何傳染和如何使工作空間盡可能的更安全。Sara Armbruster提到「Steelcase新冠肺炎專案團隊的目標以發展到無論何時都可以提供以科學根據的對應。這樣的對應已幫助Steelcase戰略團隊以全球準則為主並以當地法律與政策做出符合當地的策略。」

在準備讓Steelcase員工回到辦公室之前，Steelcase進行了一系列的調查並與員工開會，目的是為了去了解員工的感受。Steelcase領導力與人才轉變部門經理Jill Dark提到「去了解員工所關注的事情和回到職場的動機是很重要的事情。我們希望員工能有機會提供他們的想法，因為我們做出的決定會影響我們的員工。」

根據Jill Dark所言，人們在發生危機時會直覺地做出決定將威脅減到最小，但這樣的行為很可能會做出非理性的決定。但Steelcase希望是以數據做為做決定的基礎，因此給員工所做的調查評估出員工是否已準備好回歸到辦公室工作，以及以甚麼速度讓他們回來工作是最適切的。

Steelcase將自家員工的調查結果大略分成三個部分：

• 1/3的員工急迫的期待在開放回到辦公室工作的第一個星期就能夠回去工作。迫切期望回到辦公室工作的員工則是渴求著人與人的社交連結以及辦公室提供的工作工具，譬如：人體工學椅、高低升降桌、大型協同工作的科技、白板和印表機。

• 1/3的員工則是對於回到辦公室工作抱持著曖昧不明的態度。

• 1/3的員工則是對於回到辦公室工作有著猶疑。而這是基於員工自己或是他們的家人對健康衛生的關注。

Jill Dark提到，人們回到的辦公室必須是一個不同以往以及已被改善過的地方。唯一不變的需求是人們對於企業組織存在意義的連結和人們因為遠距工作而期望擁有的歸屬感。能夠在辦公室裡工作能夠很實際且可以很輕易達到那些需求；因此Steelcase的團隊盡力的確保工作空間是安全的，因為員工從調查中告知他們在回到辦公室工作之前需要更多確定因素好確保安全。而企業組織需要創造一個任何人都可以感到安全的工作空間。

基於這樣的理由和政府機關的推薦，Steelcase決定針對第一批回到辦公室工作的員工全面強制性的戴口罩工作。正當一些員工對於不習慣這樣的要求而產生猶疑時，Steelcase早已從 ” 回歸工作空間團隊 ”身上認知到強制帶著口罩的頭四天是最艱難的時期，然而四天過後員工則開始習慣戴著口罩工作。

到了五月末，第一批近250人（密西根州Grand Rapids約15%的辦公室員工）已被邀請回到辦公室。這批人包括了產品開發部門、IT、設備與服務部門以及正在參與特別專案卻因密西根州州令而在家工作的員工。同時，Steelcase在慕尼黑、香港、北京和上海的員工也開始回到辦公室工作。

為了盡可能地建立一個安全的工作環境，Steelcase採用了許多企業組織已在使用的工作規範並且鼓勵員工建立新的工作行為：

• 無論是員工或是訪客待在公共環境或是一獨立環境，在無法執行社交距離­－6英呎或是2公尺－的情況下，都必須強制的戴口罩。在不同程度的密閉空間和不同程度的空氣流動之下，戴口罩也會是必要作法。Steelcase亦寄到所有員工的家中一箱口罩與一封信，信中解釋了為什麼公司認為戴口罩是必需的。

•  所有的員工規定在回到工作場所前必須填寫健康篩檢問卷，並且在進入辦公室前需要測量體溫藉此表示自己是無症狀的身體情況。

•  Steelcase也在研發新的餐點服務APP，人們可以APP點餐並且在工作場所內有 ” 路邊領取餐點 ”的服務。

•  Steelcase亦在全球各地的製造生產工廠同步施行相同的工作規範和行為準則。

Navigating What’s Next: Post -COVID Manufacturing

清潔是一極為重要可減緩疾病傳播的方法。Steelcase的設備團隊正在採取一個策略性的方法向員工布達新冠肺炎帶來的問題。經由Steelcase Workplace Advisor ( 目前亞洲尚未銷售 ) 所得的數據資訊，設備團隊得以分辨出工作空間內那一個空間使用率最高並且很可能需要更深層與更頻繁的清潔。

•  Dan White，Steelcase全球辦公室與房地產總監提及，這些數據幫助我們了解與分辨出高使用頻率的空間並可讓我們決定那個空間是需要加強清潔規範。

•  公司以至於整個園區更是增加了清潔用品櫃，因此員工可以在使用空間之前與之後做自主清潔。

•  而新增加的清潔人員更是會持續一整天針對使用率高的動線區域做消毒的動作。

•  Steelcase致力於盡可能地保持辦公室清潔並且利用可看到的清潔動作向員工們確保清潔衛生是Steelcase的第一順位。

在喚回員工之前，Steelcase做了一個統整所有空間的數據調查，其中發現需要針對達到社交距離準則所必需的改變。要建立必需符合6英呎/2公尺的社交距離並且減低人口密度的空間中，家具之間就必須被拉大距離或是被完全的移除。

•  臨時的波浪屏風 (特別為COVID-19開發) 以及使用Steelcase隔離屏風 (Steelcase Separation Screens) 可為無法達到6英呎/2公尺距離的空間給予分隔。一些工作站也被標註禁止使用。Dan White提到Steelcase在會議是或是個別項目空間移除了50%的座位以增加社交距離，同時也提醒員工不要與其他人靠得太近。

•  Steelcase也增加了許多戶外設施讓員工可以在天氣允許的情況到戶外工作。在這些空間裡，使用者只要保持6英呎/2公尺的社交距離即無需使用口罩。員工同時間也可以使用Steelcase Flex Mobile Power (Steelcase Flex行動電源，*亞洲尚未銷售) 以及其他行動工作裝置即可自由的選擇工作的空間。

•  Steelcase亦花錢加速投資在無觸碰體驗機器 (devices with touchless experiences )上，如：水龍頭、給皂機，飲水機等等；同時也針對空調系統做改變好改善室內空氣循環。

Katie Woodruff, Steelcase企業溝通經理說：「在這樣的情況下，沒有甚麼叫做過度溝通的事。」Katie Woodruff同時也提到所有的溝通必需非常的透明，包括了公司正在做甚麼，為什麼這樣做以及將會如何處理各種相關的情況。

Steelcase員工回歸到辦公室的時候，所有的員工將會收到員工手冊並且參加訓練。

但其實所有的溝通早在員工在家工作之前就已經進行：

•  員工每天都會收到影片訊息以及網誌，藉此Steelcase與員工都能及時了解公司是如何對於這個危機做出回應。

•  Steelcase CEO ­－ Jim Keane亦時常利用影片訊息直接向員工表達和更新公司內部各項計畫以及採取的行動。

•  Steelcase也在內部網路裡設立了員工身心健康頻道並傳達和帶領每個員工和團隊度過這個混亂的時期。

•  Sara Armbruster提到面對這個正在發生且不斷進化的全球危機的同時，Steelcase一直試著經過學習做出快速的對應，但在此時此刻，我們真的並沒有辦法給出所有答案。就像是大多數的企業組織一樣，我們正在經歷一段旅程，我們需要每天學習才能在一切混沌不明的時期中盡可能地為員工和公司做出最佳的抉擇。 

原文網址 : How Steelcase is Bringing Employees Back to the Office https://www.steelcase.com/research/articles/topics/post-covid-workplace/steelcase-bringing-employees-back-office/

文章編譯與圖片製作 : PeiChi Liao