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Post Covid-19 後新冠肺炎時代

新冠肺炎如何改變工作習慣

從許多人經歷居家隔離或開始在家工作, 我們生活上工作上有著急遽的改變, 我們的工作環境也一樣,人和人之間的接觸加入了口罩,還有所謂的社交距離來做阻隔,工作空間開始使用隔屏,同事之間需要避免肢體的接觸, 這些都是在新冠肺炎後開始所謂的 ”新工作規範” (new norm)。
Covid-19永久的改變了我們的工作空間,而這正是個機會,將我們的工作空間變得比在Covid-19流行之前更好。

Steelcase針對三個不同的時期的工作空間提出三個不同的對應方式:

Retrofit : 現階段工作空間對於Covid-19的應對方式

現階段工作空間對於Covid-19的應對方式

設計方式(Design Ideas) – 如何讓部分人們快速地回到工作崗位並且能夠安心的工作是現階段在工作空間規劃上所應思考的改變方向。在工作空間規劃的策略思考上須包括練習社交距離, 譬如:將桌子分開或是將工作椅移走好加大人與人之間的距離;增加障礙物如隔屏或是白板;加強清潔與安全措施;此外,更需要思考如何支持未能馬上回到工作場所工作的人們。

Retrofit 的考慮規劃方向:

• Reduce Density 減少人口密度
• Change Geometry 改變工作站方向
• Add Division 增加分隔物
• Hotelling 不再有固定座位, 允許員工預定座位, 並強制員工自己清理所預定的座位

• Ancillary Spaces 休閒的沙發空間需要被標註可單人使用又或是在社交距離的規範下被重新配置。並且,強制員工使用桌面或是燈具後等等必須清潔
• Work from Home 在家工作
• Provide Visual Cues 給予視覺上的暗示輔助, 譬如: 使用膠帶標示出人與人之間適當的距離
• Smaller Meetings 會議規劃變得更小
Clean Frequently and Visibly 清潔次數需增加並且讓員工可看到以增加員工安心程度; 並且清潔用品如酒精擦等等用品需要放置在員工可隨手取得的位置
• Make Masks the Norm 讓戴口罩變成是一個標準的工作規範

Reconfigure : 近未來的工作空間規劃改變

近未來的工作空間規劃改變是建立在將75% – 100%的員工招回至辦公室工作

設計方式(Design Ideas) – 包含了新的工作空間配置,以確保員工使用時的舒適度並且保持社交距離,這代表著在工作站上增加玻璃(或壓克力)或是更高的屏風; 使用可用漂白水清潔的布料(不久的將來會出現在市面上); 因為Covid-19 ,旅遊很可能依舊會被限制住, 工作空間裡對於視訊會議需要提供更多更好的選項來幫助員工們開遠端會議;一些企業應該會繼續 ”在家工作” 好減少辦公室裡的人口密度,多出的空間可能會被重新整合與使用。

Reconfigure的規劃考慮方向:

• Me Within We 提供員工選擇專屬的工作站或是使用Hotelling的方式工作
• Design for Disinfecting 設計上使用平滑好清潔或是抗菌的面材或是布料; 使用感應系統(sensor) 提供空間使用者多寡的數據 (例如: 感應系統可告知那一個空間的使用者最多,如此一來就可以知道那個空間需要清潔的次數提高)
• Deflect the Virus 依據科學根據使用硬的或是布料的障礙物以阻絕病菌
• Flexible Furniture and Power 配置可彈性使用的家具與電源
• Large-Scale Collaboration Devices 使用大尺寸可幫助協同工作的設備, 大尺寸的設備可以幫助維持員工間的社交距離
• Introducing Standing Meetings 使用站立式會議方式可讓員工自然地保持社交距離。 工作時,站立與移動已被證實可提高60%的創造力 (同時可縮短開會時間)
• Enterprise-Wide Agile Practices “在家工作” 迫使許多員工在工作時需要更快速去面對工作,因此當員工回到辦公室工作時,可導入 ”敏捷式工作方式 (Agile)”中的Daily Stand-Ups(每日站立開會,使員工在工作上的習慣可以繼續銜接在家工作的方式, 此外, 站著開會對於縮小空間使用將會有幫助(縮小開會空間,增加員工間的社交距離)
• Contact Tracing 萬一員工生病, 使用智慧型手機的科技可追朔曾經接觸過生病員工的人

Reinvent : 針對較遠的未來

 針對較遠的未來, 我們需要以有科學根據的解決方案再創造工作空間好讓員工工作的更安全, 同時也為員工追求更好的身心健康

設計方式(Design Ideas) – 工作空間規劃上需要將員工密度與成本需求轉變成更具彈性(可更換性),固定式的工作方式或空間變成流動式的。員工對於公司組織有著更珍惜與嶄新的歸屬感(a sense of community and a sense of belonging), 而虛擬或是實際的工作體驗讓員工更團結。

Reinvent 的規劃考慮方向

• Design for Adaptability 考量彈性與可更換性去設計規劃,使空間更有韌性
• Hands-free 更多產品將會設計成動態感應式或是聲音應測式
• New Materials 清潔後或是消毒後不會被破壞的材質將會成為新的材質選用標準
• Sensors 感應器將會廣泛使用在不同層面的Wellbeing (如  可以偵測可能已有疾病的行為, 譬如: 不停的咳嗽…)
• Inclusive Design每個員工(不論年齡、 能力、 或是健康情形)都需要參與工作空間裡衛生與安全的維護
• Living on Video 因旅行頻率將會減少, 結合科技的虛擬體驗 (如:視訊會議或是遠距協同工作)將會連結人們,人們透過虛擬體驗(如: 視訊)和他人面對面溝通,人們也會因此減少一次做不同工作的機會,並且也會減少打斷他人發言的機會
• Remote Work Norms 遠距工作變成常態
• Create Community 全球除了金融退縮, 人們也因為社交上缺少與他人連結而感到疲憊。 因此, 企業組織需要再為員工孕育出歸屬感(sense of belonging)與存在意義感(sense of purpose)

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