在後新冠肺炎時代中競爭
在家工作實情與必要的改善
新冠肺炎 ( COVID-19 ) 迫使數百萬人進入「在家工作」( working from home ) 這個實驗中。而今，各國經濟重啟，在認識與歷經新冠肺炎和在家工作後，CEO們思考「工作」將會如何改變；企業組織和員工需求將不再是回到過去的商業模式，因為我們進入了近代中，變化最劇且複雜的商業情勢。為了成功，企業組織必須具有高度適應性，無論是現在和未來、都要在不斷變化的情況下做出快速的反應和調整。
這篇文章中，我們將會分享以下重點：
在家工作策略是高風險的三個迷思
為什麼「回歸現狀」不正確－我們該如何利用這個特別時期做出改變
下一步是甚麼？五個法則創造吸引人又兼顧安全的工作空間
資深領導人正處於一個關鍵時刻，他們必須決定人們將在何處和如何工作。錯誤的抉擇可能導致浪費金錢在許多層面上。做出正確決定的壓力比過去更大。
極端的在家工作策略之真實情況
自Wi-Fi和筆電的發明，人們一直預測辦公室末日即將來臨。現在，多數人普遍認定在家工作會有更大的彈性，因此認為辦公室即將消失。在面臨新冠肺炎期間，多數人也實際在家工作一段時間，並且覺得在家工作是件美好的工作方式。只不過，在經歷好幾個月的視訊工作後，原先美好新鮮的感覺開始消逝。絕大多數 ( 研究指出88-90% ) 的人希望再度回到辦公室工作。
那麼，為什麼我們還在討論辦公室空間將會走入歷史呢?
以下為人們對於在家工作產生認同的三個迷思：
下一步該如何走：跳過現況－邁向改變
甚麼是工作和工作空間的未來？它不會是單純的回歸現況、也不會是如預期中以極端手段降低開支。發展新的工作空間策略是必需的－未來的工作空間，對於員工而言要充滿著吸引力和安全感；對於企業組織，則需要變成是聰明的商業環境。
根據WKspace全球調查顯示，現在人們在家工作的蜜月期已結束，並進入邊際效益降低的階段。WKspace的研究指出，在家工作5個禮拜過後，人們工作時的愉快感、工作動力和聯繫程度開始消失，工作效率亦開始下降。
當主導的企業組織越了解完全在家工作策略長期產生的實際結果後，他們開始明白，以往對於工作空間所能發揮的功用的說法都是真的：工作空間對於公司成長是必要的，工作空間可以建立組織文化，和產生刺激全球經濟發展的創新力。
但是，這不代表我們只需要像以前一樣回到辦公室即可。主要的企業組織已開始思考工作空間應該扮演甚麼樣的角色，他們思考的方向並非消滅工作空間，而是如何將工作空間變得比之前更有競爭優勢。
Apple、Google與其他公司已公開發布他們有意將員工安全的帶回辦公室工作，同時也會採用合理且實際的在家工作策略。他們擴大對於「工作空間」的思考，並創造出一個如生態系統般的存在 ( ecosystem of places )；其中包含辦公空間，和提供更具彈性的工作機會，如：在家以及在可能的附屬場所工作。像Apple或Google這樣的企業正盡全力確保員工在這個生態系統裡工作時，能持續感受到他們的工作環境是正向、引人興趣、且安全的。這個方法似乎給予全體員工絕佳的好處，企業也可以同時創造一個更有韌性的工作空間策略。
5個法則打造吸引人且安全的工作空間
根據數十年的調查，以下的策略可以幫助企業組織適應變化，並且可使員工感到安全，同時又能保持工作效率，產生歸屬感。
1. 擴大生態系統般的工作地點；提供員工多樣選擇權和控制權
每個人對於甚麼事物能讓他們感到安全的認知皆不同，並且會隨時間而改變。因此，我們需要一個更大如生態系統般的工作場所，如：工作空間、家庭空間和可能的附屬空間。員工可以依自身需求選擇工作地點和工作方式。給予員工選擇權、代表著員工可以感受到對自身工作擁有控制權，同時也產生安全感。Steelcase Global Report：Engagement and the Global Workplace中提到，在工作上越有控制權的員工，會對他們的工作環境有越高的滿意度，並且更能高度的投入工作。
若要吸引並留住人才的話，企業組織需要擬定多元化的工作空間策略，才能迎合每個人的需求以及他們的工作方式。人們需要的是依不同的工作模式，如：專注、協作、社交、學習和休息，找到適當的工作空間，並且以不同的方式工作。
2. 從固定到流動的轉換
工作環境是被設計在固定的建築裡，因此家具必須更能彈性使用。沒有人知道未來會發生甚麼事情，因此，無論是另一波的病毒產生、社會動盪造成城鄉關閉，又或自然災害，破壞是必定會發生的。企業組織需要能輕易又可快速調整的工作空間，且這樣的空間並非會因設備用法改變，而是可依員工的想法做變更；如此一來，便能符合現今保持社交距離的需求，同時也讓員工對空間擁有使用權力，並依照自身工作類型，及自己所需的隱私調整空間。
3. 注重「在我們之中的我」me within we
間開始注重在團隊 ( “ 我們 ” ) 需求和個人 ( ” 我 ” ) 需求之間取得平衡。在新冠肺炎之前，以團隊為基礎的工作較多，開放的辦公室重視的是團隊工作，因此許多人在其中掙扎，對於專注工作的空間需求則被排除在外。在這個危機後，我們會更加依賴可以幫助協作的辦公室，因為人們需要能夠在單獨工作和團隊工作之間迅速轉換；此外，可以讓人專注工作的空間需求量也會提高，特別對於那些無法在家中和其他工作空間中獲得慰藉的人們，如果沒有提供可以專注的工作空間，他們很可能會持續地感到壓力和焦慮。因為旅遊限令，視訊電話會變得更頻繁，遠距工作的機會依舊持續。或許有些人仍然在家工作，也或許有些人會回到辦公室工作，無論如何，他們都需要更多在不干擾其他同事的情況下視訊的空間。
4. 將每個協作空間變成高效能空間
因新冠肺炎而在家工作之前，人們進行協作時有兩個主要的地點可使用：一個有著咖啡廳氣氛的開放空間，以及可密閉的傳統會議室。兩者都需要重新思考如何改變並幫助提昇工作表現。有些企業園區內引人嚮往的空間經常無人使用，人們會選擇可以完成工作的空間裡工作。傳統會議室配置白板或會議科技，但這樣的空間卻難以孕育創意思考；更遑論，這些空間現在將因社交距離的需求帶來使用上的挑戰。進一步來說，協作空間需要轉變成能激發使用者、高效能和安全的工作環境。人們在辦公室裡的協作空間 ( 不管是開放或是密閉 ) 中可使用不同的工作姿勢，且能輕易的接觸到電源，以及控制隱私等級；同時間，身在其中還可以感到輕鬆舒適。另外，這樣的空間需備有能幫助人們點子發想的工具，包含白板，和可以讓遠端的同事一同合作討論的高規格協作科技設備。
5. 數位與實體的結合
因新冠肺炎加速我們對於遠距工作的了解，迫使人們提升數位工作技巧。然而，實體和數位需要在空間中合併使用、，才能幫助在同一空間和遠距工作的人們順利工作。當團隊開始更多的視訊協作機會，不管使用者是否在同一實體空間或在不同地方，高規格的協作設備可以提供使用者和其討論內容更完整的體驗。
企業組織配置不同層次的智慧科技，便可創造出一個無觸碰的工作環境。空間使用依數據為基礎做出決定、進而控制空間中的人口密度，以及決定清潔空間的頻率。在企業組織思考何時是改變時機的當下時，數據將會是影響企業組織前進的主因之一。
資料來源
*Cushman and Wakefield在一項針對全球40,000人的調查中發現，低於10% 的人想在家做全職工作。
*Gensler在2020年，針對美國地區做“ 在家工作 “ 的調查發現，僅12%的工作者想在家作全職工作。
Buffer and AngelList, “State of Remote Work 2020,” lp.buffer.com/state-of-remote-work-2020
Business Facilities, “U.S. Employees Working More Hours During COVID-19 Pandemic,” (March 23, 2020)
Davis, Michelle, Green, Jeff, “Three Hours Longer, the Pandemic Workday Has Obliterated Work-Life Balance,” Bloomberg, (April 23, 2020)
DealBook, “What Satya Nadella Thinks,” New York Times, (May 14, 2020)
Farrer, Laurel, “Are Home Offices Dangerous?” Forbes, (May 20, 2020)
Fishbach, Ayelet and Steinmetz, Janina, “We Work Harder When We Know Someone’s Watching,” Harvard Business Review, (May 18, 2020)
Gurman, Mark, “Apple Plans to Return More Staff to Offices in Break From Rivals,” Bloomberg, (May 12, 2020)
Jiang, Manyu, “The Reasons Zoom Calls Drain Your Energy,” BBC, (April 22, 2020)
Levy, Steven, “Sundar Pichai Says Google Doesn’t Plan to Go Entirely Remote,” Wired, (May 22, 2020)
Moss, Jennifer, “Helping Remote Workers Avoid Loneliness and Burnout,” Harvard Business Review, (November 30, 2018)
Noonan, Laura, “Citi Investment Bank Boss Predicts Resurgence of Offices.” The Financial Times, (May 24, 2020)
Olson, Judith, Krishnan, M.S., Covi, Lisa, Teasley, Stephanie, “How Does Radical Collocation Help a Team Succeed?”, Association of Computing Machinery, (December, 2000)
Roose, Kevin, “Sorry, but Working From Home Is Overrated,” New York Times, (March 10, 2020)
Schawbel, Dan, “Survey: Remote Workers Are More Disengaged and More Likely to Quit.” Harvard Business Review, (November 15, 2018)
Tessian, “The State of DLP 2020,” tessian.com/research/state-of-data-loss-prevention-2020
VitalSmarts, “Virtual Reality: Remote Employees Experience More Workplace Politics Than Onsite Teammates,” (November 2, 20020)
WKspace, “Understanding How Workers and Workplace May Change Post-COVID-19,” wkspace.co.uk, (May 2020)
原文網址：Compete in the Post-COVID Era https://www.steelcase.com/research/articles/topics/post-covid-workplace/competing-post-covid-era
文章編譯與圖片製作：PeiChi Liao